DSGVO im Autohaus: was Autohändler mit Kundendaten tun müssen

Autohändler speichern Ausweisdaten, Finanzierungsunterlagen, Probefahrt-Formulare und Fahrzeugpapiere. Das sind personenbezogene Daten. Was die DSGVO im Alltag bedeutet und worauf Sie bei Software achten sollten.

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Für HändlerMit ChecklisteStand Oktober 2026

Welche personenbezogenen Daten im Autohaus anfallen

Im Fahrzeughandel kommen viele Daten zusammen: Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail, Ausweis- oder Führerscheindaten, Bankverbindung und Finanzierungsdaten, Kennzeichen und FIN sowie Probefahrt-Protokolle und Fotos. Auch Fahrzeugdaten gelten als personenbezogen, sobald sie sich einer Person zuordnen lassen.

Die DSGVO gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Auch ein Einzelhändler muss sie einhalten.

Checkliste: Die wichtigsten Pflichten

Die Liste gibt einen Überblick. Für Ihren Betrieb klärt ein Datenschutzbeauftragter oder Anwalt die Details.

  1. RechtsgrundlageFür Kaufvertrag, Ankauf und Werkstattauftrag reicht in der Regel die Vertragserfüllung. Für Werbung und Newsletter brauchen Sie eine Einwilligung.
  2. DatenschutzerklärungAuf der Website und in Formularen transparent erklären, was Sie speichern und warum.
  3. Verzeichnis der VerarbeitungstätigkeitenDokumentieren Sie, welche Daten Sie wofür verarbeiten. Das ist auch für kleine Betriebe sinnvoll.
  4. AuftragsverarbeitungsvertragNutzen Sie Cloud-Software, schließen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.
  5. Zugriff und RechteNur Mitarbeiter, die Kundendaten brauchen, bekommen Zugriff. Eigene Zugänge je Person statt Sammelpasswort.
  6. LöschfristenDaten nicht ewig aufbewahren. Gesetzliche Fristen beachten und danach löschen.
  7. AusweiskopienNur kopieren, wenn es nötig ist, und zweckgebunden speichern. Nicht auf Vorrat sammeln.
  8. Auskunft und LöschungAnfragen von Kunden fristgerecht beantworten. Dafür müssen Sie wissen, wo welche Daten liegen.

Aufbewahrung und Löschung

Steuerlich relevante Unterlagen wie Rechnungen und Buchungsbelege müssen Sie in Deutschland je nach Art sechs oder zehn Jahre aufbewahren. Das hat Vorrang vor einer sofortigen Löschung. Daten ohne gesetzliche Pflicht, etwa abgelehnte Anfragen oder Probefahrt-Notizen, sollten Sie früher löschen.

Praktisch heißt das: Legen Sie fest, was wie lange bleibt, und prüfen Sie einmal im Jahr. Mit verstreuten Ordnern und Excel-Listen ist das mühsam, weil Sie nicht sicher wissen, wo Daten liegen.

Was Sie bei Software prüfen sollten

Fragen Sie den Anbieter: Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Wo werden die Daten gespeichert? Welche Zugriffsrechte lassen sich einstellen? Wie läuft die Datensicherung? Lassen sich Daten eines Kunden exportieren oder löschen? Und: Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?

Wer Kunden-, Fahrzeug- und Vertragsdaten an einem Ort führt, behält den Überblick leichter als bei vielen losen Dateien. Mehr zu Funktionen und Zugriff finden Sie auf der Seite Autohaus Software; Kriterien für den Vergleich stehen bei Autohändler Software im Vergleich.

Carenti Pro läuft in der Cloud-Variante auf Servern von Hetzner in Nürnberg. Für die Cloud gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Eine lokale Installation ist auf Anfrage möglich. Fragen dazu beantworten wir über das Kontaktformular.

Hinweis: Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand Oktober 2026.

Antworten

Häufige Fragen

Gilt die DSGVO auch für kleine Autohändler?

Ja. Die DSGVO gilt unabhängig von der Betriebsgröße, sobald Sie personenbezogene Daten verarbeiten, etwa Kundendaten, Ausweisdaten oder Probefahrt-Protokolle.

Darf ich eine Kopie des Personalausweises machen?

Nur, wenn es erforderlich ist und Sie den Zweck dokumentieren. Beim Ankauf von Privat gelten besondere Nachweispflichten. Speichern Sie Kopien zweckgebunden und löschen Sie sie, wenn der Zweck entfällt.

Wie lange muss ich Rechnungen und Verträge aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege in der Regel sechs bis zehn Jahre, je nach Art des Dokuments. Klären Sie die Fristen für Ihre Unterlagen mit Ihrem Steuerberater.

Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Cloud-Software?

Ja. Wenn ein Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig.

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Das hängt von der Anzahl der Personen ab, die ständig mit Datenverarbeitung beschäftigt sind, und von der Art der Verarbeitung. Im Zweifel lassen Sie sich beraten.

Wo werden die Daten von Carenti Pro gespeichert?

Die Cloud-Variante läuft auf Servern von Hetzner in Nürnberg. Für die Cloud gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Hilft Software bei der DSGVO?

Sie ersetzt keine Beratung, kann aber helfen: einheitlicher Speicherort für Kundendaten, Zugriffsrechte je Mitarbeiter, Dokumente in der Akte statt in losen Ordnern.

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